Af en toe krijg je als ondernemer te maken met een ziekmelding waarvan je gelijk weet: dit is geen zuivere koffie.
Even voor de duidelijkheid.
Wanneer een werknemer zich ziek meldt maar niet ziek is, is dat natuurlijk gewoon fraude.
Je hebt dan te maken met een onterechte ziekmelding.
De werknemer grijpt de ziektewet aan om niet te werken.
Misschien heeft jouw werknemer geen zin.
Geen tijd (iets beters te doen).
Misschien is hij ontevreden.
Of heeft hij een conflict met jou.
Wat het ook is. Jouw werknemer gebruikt de ziektewet om niet te werken, op jouw kosten. Want tijdens ziekte krijgt een werknemer zijn loon doorbetaald.
Als je als ondernemer niet veel ervaring hebt met dit soort ziekmeldingen, kun je makkelijk de verkeerde keuzes maken.
Proberen de werknemer te ontslaan (meestal kansloos in dit stadium).
Een privé-detective inhuren (omslachtig en duur).
Of vééél te voorzichtig te werk gaan.
Allemaal duur leergeld. Wat je graag wil voorkomen.
Daarom:
5 stappen die je als ondernemer moet zetten bij een onterechte ziekmelding.
Volg deze 5 stappen en volgt de snelste weg naar de oplossing. En je bespaart je zelf veel ellende en onnodige verzuimkosten.
1- Je werknemer bellen
Natuurlijk. Daar begin je mee. Je belt de werknemer en vraagt wat er aan de hand is. De werknemer zal bereikbaar moeten zijn.
Is jouw werknemer onbereikbaar bij ziekte?
Dan heb je een reden om zijn loon op te schorten. Tot het moment waarop hij wel weer bereikbaar is. Als het goed is heb je een kort maar krachtig verzuimprotocol. Als je dat nog niet hebt, is dit een goed moment om dat op te stellen.
2- Afspraak maken
Als je je werknemer aan de lijn hebt, maak je een afspraak met hem.
Om de ziekmelding te bespreken. En om samen een plan op te stellen om te komen tot werkhervatting.
Dat heet een verzuimgesprek.
Ook hiervoor geldt dat jouw werknemer er aan mee moet werken. De werknemer moet immers er alles aan doen om te komen tot werkhervatting. Een verzuimgesprek voeren hoort daar bij.
Werkt jouw werknemer hier niet aan mee, dan mag je het loon (tijdelijk) stop te zetten.
Ondanks dat je weet wat er allemaal speelt, en wat de daadwerkelijke reden van de ziekmelding is, is niet handig om hier telefonisch al over in discussie te gaan. Hiervoor is de volgende stap. Geef gewoon telefonisch aan dat je de ziekmelding spijtig vindt en dat je graag met in overleg wil over hoe je zo snel mogelijk kan komen tot werkhervatting.
3- Verzuimgesprek voeren
Je zit aan tafel met je ‘zieke’ werknemer.
Eindelijk.
Dit is het moment om het plan van aanpak op te stellen en (snel) toe te werken naar een herstelmelding.
De belangrijkste vraag die je stelt in dit gesprek:
Zijn er naast het medische verhaal nog andere zaken die besproken/opgelost moeten worden voordat je weer aan de slag kan?
A. Alleen medische problemen.
Geeft je werknemer aan dat er géén andere problemen spelen, naast de medische situatie?
Prima, met deze werknemer hoef je je allen nog maar te concentreren op het reintegratietraject. Je kunt met hem gaan praten over werkhervatting. Vraag wanneer hij denkt weer volledig aan de slag te kunnen. Zet ‘m eventueel aan het werk met aangepast werk. Het is maar zeer zelden dat een werknemer volledig arbeidsongeschikt is, houdt dat in je achterhoofd.
Uiteraard leg je in het gespreksverslag, naast het opbouwschema, duidelijk vast dat de werknemer vind dat er geen andere zaken naast de medische kwestie spelen.
B. Er speelt ook iets anders.
Geeft je werknemer aan dat er naast zijn ziekte toch ook nog wat anders speelt? Prima, je zit bij elkaar aan tafel: los het op!
Is het een conflict op het werk? Uitspreken en streep eronder. Dit kan nooit een reden zijn voor een ziekmelding.
Speelt er een vervelende thuissituatie?
Kijk of je kan helpen. Maar leg de werknemer ook uit dat dit geen reden kan zijn om ziek thuis te zitten. Er zal naast het oplossen van de problemen thuis, ook gewoon gewerkt moeten worden.
Heeft je werknemer er geen zin meer in zijn werk?
Geen zin – het wordt een eentonig verhaal – is ook geen ziekte en dus ook geen reden voor een ziekmelding. Bekijk of er een manier is waarop je toch samen invulling kan geven aan de arbeidsovereenkomst.
Merk je dat je dat je werknemer moeilijk zit te doen?
Vraag jouw werknemer gewoon of hij nog wel verder wil. Of, dat hij liever wil praten over hoe jullie uit elkaar kunnen gaan.
Ondernemers zijn vaak bang om deze vraag te stellen. Onterecht vind ik. Het is een belangrijke vraag die je misschien wel moet stellen als je merkt dat je werknemer weinig gemotiveerd over komt.
4- Een goede bedrijfsarts inschakelen
Soms lukt het je met stap 1 t/m 3 al om snel het probleem op te lossen.
Soms echter geeft een werknemer aan dat hij te ziek is. En bijvoorbeeld medisch gezien niet in staat is om het verzuimgesprek met jou aan te gaan.
OK. Dat kan. Dat moet je respecteren.
Het zorgt voor een extra tussenstap: namelijk het inschakelen van een goede bedrijfsarts.
Een goede bedrijfsarts is onafhankelijk. Die komt op voor de belangen van werkgever én werknemer. Die zorgt er dus voor dat mensen die vanwege ziekte even niet kunnen werken, dat ook niet hoeven.
Maar die voorkomt ook dat werknemers de ziektewet misbruiken! En dus in een situatie van een onterechte ziekmelding durven op te schrijven dat:
Ziekte niet de reden is waarom de werknemer niet werkt.
Wanneer je een terugkoppeling van de bedrijfsarts binnen hebt waarin dit zwart op wit staat kun je alsnog/nogmaals het gesprek aan met je werknemer.
Tip: schakel alleen een bedrijfsarts in waarin je vertrouwen hebt. Ik ben ervaringsdeskundige op dit gebied. Ik heb de afgelopen 10 jaar letterlijk tientallen bedrijfsartsen versleten die niet goed adviseerden in dit soort situaties en de werknemer onnodig lang thuis lieten zitten.
In 2016 heb ik echter mijn eigen arbodienst opgericht. We zijn er speciaal voor het MKB. Ik werk met vaste bedrijfsartsen die wél snappen hoe het werkt. Zorg dat je ook een goede arbodienst hebt. Anders is het onbegonnen werk om onterechte ziekmeldingen snel op te lossen.
5- Los de problemen op.
Je hebt de terugkoppeling van de bedrijfsarts waarin staat dat de ziekmelding onterecht is.
(Meestal staat het in iets andere bewoordingen, maar uit de terugkoppeling moet voor jou en je werknemer duidelijk worden dat ziekte niet de reden is waarom er op dit moment niet gewerkt wordt door werknemer.)
Tijd dus voor de laatste stap.
Je gaat nu daadwerkelijk het probleem oplossen. Let wel dit moet snel gebeuren.
De snelheid is belangrijk omdat de terugkoppeling van de bedrijfsarts een houdbaarheidsdatum heeft.
Als je zes weken gaat wachten voordat je actie onderneemt na de terugkoppeling van de bedrijfsarts kan de medische situatie veranderd zijn, waardoor er inmiddels misschien wél sprake is van ziekte.
Als er een conflict speelt geeft de bedrijfsarts (conform de richtlijnen) meestal een termijn van 2 weken aan om de problemen op te lossen.
En dan heb je dus de oplossing voor de onterechte ziekmelding te pakken.
Want na die 2 weken, zijn er namelijk maar 2 smaken.
Of de problemen zijn uitgesproken. Opgelost. Streep eronder. En jouw werknemer gaat weer gewoon aan de slag (1).
Of jij en je werknemer komen tot de conclusie dat het beter is om uit elkaar te gaan (2). Ontslag met wederzijds goedvinden dus.
In beide gevallen zal er sprake zijn van een herstelmelding.
En daarmee is de onterechte ziekmelding werknemer, van tafel.
Ben je ondernemer en kan je wel wat hulp gebruiken?
Laat hier je gegevens achter. Dan neem ik, geheel vrijblijvend, snel contact met je op.