Ik stuitte deze week op een onderzoek van TNO. Daarin stond het volgende:
In het kort zeggen ze: een adequate verzuimanalyse is een eenvoudige manier om je verzuimaanpak te verbeteren.
Toen ik het las dacht ik bij mezelf: ja, dat is het.
Dat is waarom ik verzuimbegeleiding zo mooi vind.
En waarom ik nu al bijna 25 jaar ‘in het vak’ zit.
Want als je even in de verzuimcijfers van een organisatie duikt, krijg je meteen inzicht in de onderliggende problematiek.
Én meestal kun je dan direct overgaan tot actie. Actie die snel leidt tot betere resultaten: minder verzuim, blijere werknemers, kostenbesparingen, noem maar op. Als bedrijfskundige word ik daar elke keer weer écht blij van.
De praktijk is echter dat de gemiddelde organisatie niet zo ver komt met het bestuderen van verzuimcijfers. De verzuimanalyse blijft beperkt tot het maandelijks bespreken van het verzuimpercentage van de afgelopen maand in het managementteam. Een gemiste kans.
Ik snap echt wel dat je niet maandelijks of elk kwartaal met een uitgebreide kwantitatieve analyse komt aanzetten.
Je hebt meer te doen. Maar een tikkeltje meer inspanning kan al veel opleveren.
Als je voortaan naast het verzuimpercentage óók
de verzuimduur en
de meldingsfrequentie er even bij pakt in de analyse. Dat zou al veel meer zeggen.
Sterker: als je
deze gegevens niet meeneemt in je analyse, dan
verbloem
je juist alleen maar de
échte problemen.
Het verzuimpercentage wordt immers bepaald door: aantal meldingen X gemiddelde duur van de meldingen.
Die twee factoren wil je ook weten. Anders weet je niet waardoor het verzuimpercentage wordt bepaald en wat er dus aan de hand is.
Want stel dat door het seizoenseffect
het aantal meldingen (frequentie) afneemt maar
de gemiddelde duur van de meldingen toeneemt. Dan kan het verzuimpercentage redelijk gelijk blijven, maar heb je wel een ontluikend probleem. En andersom kan het natuurlijk ook.
In een plaatje:
Bij situatie 1 en 4 is het duidelijk: of het gaat heel goed (verzuim neemt af), of helemaal niet (verzuim neemt toe).
Maar vooral situatie 2 en 3 zorgen voor verwarring of verkeerde conclusies. In beide gevallen is er een gelijkblijvend verzuimpercentage, maar de onderliggende oorzaak is anders. Als we dit niet signaleren - en de ontstane problemen niet aanpakken - zullen deze - vroeg of laat-, alleen maar toenemen.
Een
stijgende meldingsfrequentie kan door meerdere dingen komen:
verslechterde werksfeer, toegenomen werkdruk, een dalende verzuimdrempel. Om er maar een paar te noemen. Een gesprek met de leidinggevenden hierover (die uiteraard consequent frequent-verzuim-gesprekken voeren) zal je ongetwijfeld meer inzicht geven over de oorzaak van de toename.
Een
stijgende verzuimduur duidt vaak op hele andere dingen die er mis zijn. En die wil je ook graag in kaart brengen.
Natuurlijk kun je pech hebben: een toenemend aantal mensen dat echt vanwege ziekte het werk langdurig niet kan doen. Maar veel vaker moeten we de verklaring zoeken in een
haperende verzuimaanpak door bijvoorbeeld verminderde kwaliteit van spreekuren, oplopende wachttijden bij de arbodienst, nieuwe leidinggevenden die de verzuimprocedure nog niet in de vingers hebben, een casemanager die nog niet vervangen is, etc.
Als je dit in kaart brengt met een adequate verzuimanalyse, kun je als vervolgonderzoekje heel simpel een steekproef doen: enkele dossierchecks uitvoeren om te kijken wat de daadwerkelijke oorzaak is van het uitblijven van de hersteldmeldingen.
Wat in ieder geval niet verstandig is: enkel en alleen te varen op het verzuimpercentage. Omdat dit getal je simpelweg te weinig vertelt.
Het is dus een kleine moeite en een groot plezier om ook de tendensen in verzuimfrequentie en verzuimduur voortaan mee te nemen in je maandelijkse MT-meeting. Zo kun je snel inspelen op problemen die ontstaan en deze in de kiem smoren.
Je kunt het ook niet doen.
Dan is het een kwestie van tijd voordat je het moet gaan uitleggen waarom het verzuimpercentage weer is gestegen. Het eerlijke antwoord is dan: omdat we de sluimerende problematiek te lang hebben laten liggen.
© Mark Idzinga
Mijn berichten in je inbox
Ontvang op onregelmatige basis mijn Verlaag-Verzuim-Voorgoed-tips. Laat hieronder je e-mailadres achter.
6.000+ mensen gingen je al voor!